Privacyverklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

• Naam kantoor: Kooijman Autar Notarissen
• Adres: Straatweg 7
• Postcode / Plaats: 3051 BA Rotterdam
• Contactpersoon: Helma Koelman van Doornik
• E-mailadres: hkoelmanvandoornik@kooijmanautar.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
• om u op de hoogte te houden van juridische of fiscale actualiteiten op notarieel gebied welke voor u van belang zouden kunnen zijn;
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, zal de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in een akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren. Hij doet dat gedurende een periode op kantoor en daarna in centrale archieven.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster. 1
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mogen kopiëren met alle gegevens die erop staan, zonder dat hierop aantekeningen zijn gemaakt.
6. Uw persoonsgegevens vallen daarnaast onder het beroepsgeheim van de notaris.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het opmaken en verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden. Ook ten behoeve van deze dienstverlening dienen wij u te identificeren en aan te kunnen tonen aan de hand waarvan wij dit gedaan hebben. Daartoe hebben wij een door ons of een andere notaris gemaakte kopie van uw legitimatiebewijs nodig. In veel gevallen hebben wij ook informatie nodig ten aanzien van uw familie, hun NAW-gegevens, nationaliteit en geboorteplaats.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster
• Een partij, makelaar, advocaat, accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan u één van de partijen bent, gehuwd met één van die partij bent, bestuurder, gevolmachtigde of uiteindelijk belanghebbende van één van die partijen bent
• Basisregistraties Personen (BRP)
• Buitenlandse registers
• Databases met ondernemingsgegevens

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders. De wederpartijen en overigen betrokken bij een opdracht voor zover dit recht zouden hebben op een afschrift van de akte waarvan wij een concept hebben opgemaakt.

In het kader van de opdracht worden gedurende de uitvoering ervan en bij afronding documenten waarin uw gegevens staan vermeld verstrekt aan derden zoals uw makelaar, uw financieel adviseur, uw accountant, uw belastingadviseur of uw advocaat.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, vanwege de uitoefening van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen) is dit over het algemeen eeuwig. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing en het gerechtvaardigd belang vanwege mogelijke klachten en aansprakelijkheidsstellingen. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Onderverwerking

Ten behoeve van automatisering, telefoonservice, archiefvernietiging, accountancy, vertalingen, nieuwsbrieven, (bedrijfs)artsen en fiscale zaken kunnen persoonsgegevens door derden, met wie wij verwerkersovereenkomsten zullen sluiten, verwerkt worden.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op correctie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. Wanneer de desbetreffende akte door u dan wel namens u is getekend met die foutieve gegevens zullen wij kosten in rekening brengen voor de rectificatie van de akte.

Recht op gegevenswissing (recht op 'vergetelheid')

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen. Daarnaast kunnen er ook andere gerechtvaardigde belangen zijn waardoor wij op uw verzoek niet in kunnen gaan. Recht op beperking van de verwerking Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen. Daarnaast kunnen er ook andere gerechtvaardigde belangen zijn waardoor wij op uw verzoek niet in kunnen gaan.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten. Daarnaast kunnen er ook andere gerechtvaardigde belangen zijn waardoor wij op uw verzoek niet in kunnen gaan.

Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via klachten@kooijmanautar.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.